Privacyverklaring

1. Wie is verantwoordelijk?

Train & Revive B.V. is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze verklaring.

2. Welke gegevens en waarom?

Contact en aanvragen

Wanneer je ons mailt, belt of via WhatsApp benadert, verwerken we je contactgegevens en bericht om te reageren. Bij vragen over een proefweek of lidmaatschap doen we dit om op jouw verzoek stappen te nemen vóór een overeenkomst. Voor overige vragen kan dit ons gerechtvaardigde belang zijn om bereikbaar te zijn en vragen af te handelen.

Na je proefweekaanmelding bellen we je om een rondleiding en de startdatum af te spreken. De proefweek is vanaf 16 jaar en start bij je eerste bezoek na de rondleiding.

Proefweek, lidmaatschap en toegang

Inschrijving en ledenbeheer verlopen via Gymly. We gebruiken de gegevens die nodig zijn voor de inschrijving, toegang en dienstverlening, zoals naam, contact- en adresgegevens, geboortedatum, gekozen proefweek of lidmaatschap en bezoekregistraties. Bij een betaald lidmaatschap zijn ook factuur- en betaalgegevens nodig. De grondslag is uitvoering van de overeenkomst; voor wettelijk verplichte administratie is dit een wettelijke verplichting. Een gratis proefweek is geen betaald lidmaatschap.

Begeleiding en persoonlijke ledenomgeving

Wij bewaren geen blessuregegevens en leggen zelf geen lichaamsmetingen vast of op. Leden kunnen lichaamsmetingen zelf invullen in hun persoonlijke omgeving bij Gymly. Wij kunnen die door leden ingevulde metingen niet inzien. Voor die omgeving geldt ook Gymly’s privacy-informatie. Stuur geen medische informatie mee via gewone websiteformulieren, e-mail of WhatsApp.

Beveiligingscamera’s

In de gym gebruiken we camerabeelden voor de beveiliging van personen en eigendommen. Het gerechtvaardigde belang is het voorkomen en onderzoeken van veiligheidsincidenten. Alleen Train & Revive en ons externe beveiligingsteam hebben toegang. Beelden kunnen worden bekeken bij een vermoeden van diefstal of onraad. De normale bewaartermijn is 24 uur. Er wordt geen geluid opgenomen.

Nieuwsbrief

Voor onze nieuwsbrief gebruiken we Sender (UAB Sender.lt). Je e-mailadres wordt gebruikt om de nieuwsbrief te versturen op basis van je toestemming. Je kunt je afmelden of je toestemming intrekken via info@trainandrevive.nl. Informatie over de verwerking door de verzenddienst staat in Sender’s privacyverklaring.

Website en externe diensten

Technische gegevens, zoals IP-adres, browserinformatie en foutmeldingen, kunnen nodig zijn om de website te leveren en te beveiligen. Het gerechtvaardigde belang is een veilige, werkende website. Onze hosting en zakelijke e-mail beheren wij zelf. Externe bestanden en functies kunnen daarnaast gegevens ontvangen zodra zij worden geladen. Zie de cookieverklaring voor diensten en je keuzes.

De Meta-pixel voor het meten van Facebook- en Instagram-advertenties is momenteel niet actief. Voordat wij zulke advertentietracking activeren, is voorafgaande marketingtoestemming nodig en moet de informatie daarover aansluiten bij de daadwerkelijke inrichting. Een bezoek of klik is niet automatisch een afgeronde inschrijving.

3. Wie ontvangt gegevens?

Afhankelijk van de dienstverlening zijn Gymly B.V., Sender/UAB Sender.lt, het externe beveiligingsbedrijf en technische hosting-, e-mail-, betaal- en administratiedienstverleners betrokken. Medewerkers en coaches hebben alleen toegang voor zover dit voor hun taak nodig is. Voor verwerking in onze opdracht zijn passende afspraken met de betreffende dienstverlener nodig.

Als je WhatsApp of een externe website gebruikt, verwerkt die aanbieder ook gegevens volgens zijn eigen privacy-informatie. Onze website kan bestanden laden van aanbieders van lettertypen, video’s, sociale media, reviews en apparatuurafbeeldingen. Details staan in de cookieverklaring. Gewone links openen een andere website pas wanneer je erop klikt.

Verwerking buiten de EER

Bij internationale diensten kunnen gegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt. Daarvoor moet een toepasselijke doorgiftegrondslag bestaan, bijvoorbeeld een geldig adequaatheidsbesluit of passende contractuele waarborgen. Informatie over de voor jouw gegevens toepasselijke waarborgen en een kopie daarvan kun je via ons contactadres opvragen.

4. Hoe lang bewaren we gegevens?

• Contactgegevens van vragen en aanvragen: maximaal één jaar.
• Niet-doorgezette proefweekaanmeldingen: één maand.
• Beëindigde ledenaccounts in Gymly: één maand na beëindiging. Wettelijk te bewaren administratie valt daar niet onder.
• Camerabeelden: normaal 24 uur; er wordt geen geluid opgenomen.
• Fiscale basisadministratie: zeven jaar voor zover de wettelijke fiscale bewaarplicht geldt. Dit is geen algemene bewaartermijn voor alle leden- of gezondheidsgegevens.
• Nieuwsbriefgegevens worden voor verzending gebruikt zolang je bent aangemeld. Bij afmelding stopt het gebruik voor de nieuwsbrief. Gegevens die nodig zijn om je afmelding te respecteren of eerder gegeven toestemming te verantwoorden, worden alleen voor dat doel bewaard.
• Overige technische logs, back-ups en registraties worden niet langer bewaard dan nodig voor het leveren en beveiligen van de dienst, het afhandelen van een storing of incident, of een toepasselijke wettelijke verplichting. De termijn hangt af van dat doel, niet alleen van het bestaan van een account.
• Voor gegevens in je persoonlijke Gymly-omgeving geldt ook de informatie van Gymly. Cookievoorkeuren en andere browseropslag staan in de cookieverklaring.

5. Jouw rechten en keuzes

Afhankelijk van de verwerking en de wettelijke voorwaarden kun je vragen om inzage, correctie, verwijdering, beperking of overdracht van je persoonsgegevens. Je kunt bezwaar maken tegen een verwerking op basis van gerechtvaardigd belang; tegen direct marketing kun je altijd bezwaar maken. Toestemming kun je op ieder moment intrekken. Dat maakt eerdere, rechtmatige verwerking niet met terugwerkende kracht onrechtmatig.

Mail je verzoek naar info@trainandrevive.nl. De wettelijke uitgangstermijn voor een reactie is één maand. Bij een toegestane verlenging moet je daar binnen die maand uitleg over krijgen. Om gegevens aan de juiste persoon te geven kan een passende identiteitscontrole nodig zijn; stuur niet alvast een volledige kopie van je identiteitsbewijs.

Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

6. Beveiliging en vragen

We beperken de toegang tot persoonsgegevens tot personen die deze nodig hebben voor hun werkzaamheden. Heb je een vraag over deze verklaring, je gegevens of de toepassing van een bewaartermijn? Neem contact op via info@trainandrevive.nl. Deel daarbij niet meer persoonlijke of medische informatie dan nodig voor je vraag.

Bij wijzigingen in onze dienstverlening of gegevensverwerking passen we deze verklaring aan. Bovenaan staat de datum van de laatste wijziging.